Москва, ул. Русаковская д.13а ст.2

  • +7 (926) 87 47 822
  • +7 (495) 909 9442
  • +7 (800) 250 9442
  • yalimak@mail.ru

Онлайн-кассы: вопросы и ответы

Технически это возможно, но на практике это ни в коем случае нельзя делать. Если по какой-то причине регистрация ККТ не пройдет, а на кассе возникнет хотя бы один фискальный документ, не переданный оператору фискальных данных (до регистрации его невозможно будет передать), то касса по истечении 30 дней с момента возникновения такого документа может заблокироваться.

Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия — в зависимости от типа это 13 или 36 месяцев. По истечении этого срока вам придется перерегистрировать ККТ с указанием причины смены фискального накопителя.

Причины могут быть следующие: 

  • смена адреса регистрации или места установки ККТ;
  • смена ОФД. При подключении к другому ОФД нужно зайти на сайт nalog.ru и указать нового оператора;
  • изменение режимов работы кассы (например, ваша касса начала использоваться для продажи товаров в интернете или лотерейных билетов). При регистрации нужно указывать дополнительный параметр; 
  • смена ИНН или наименования организации.

Чек коррекции — это способ корректировки данных, исправление суммы поступившей выручки. Например, если на момент закрытия смены в кассе обнаружилась наличность 200 000 руб., а по чекам пробито 100 000 руб., получается, что 100 000 прошло мимо кассы. Чтобы урегулировать эту ситуацию, нужно сформировать чек коррекции и в нем указать недостающую сумму.

В графе «Наименование места установки ККТ» должен быть указан адрес места установки ККТ из справочника ФИАС. Если адреса или хотя бы улицы, на которой находится торговая точка, в нем нет, то с регистрацией ККТ может возникнуть проблема.

Алгоритм действий будет выглядеть следующим образом: 

  • Обратитесь в орган, который присваивает адреса, с просьбой внести соответствующие сведения в федеральную адресную систему.
  • Сообщите в налоговую инспекцию, что сведения об адресе места установки ККТ в федеральной системе отсутствуют, приложив документы, подтверждающие сведения об этом адресе.
  • Дождитесь появления адреса ФИАС и зарегистрируйте ККТ через личный кабинет ККТ. 

Осуществить регистрацию ККТ можно через личный кабинет на сайте ФНС или на сайте оператора фискальных данных.

Алгоритм процедуры онлайн-регистрации ККТ:

  • Заполняете заявления на сайте ФНС. Подписываете его квалифицированной электронной подписью.   
  • После проверки данных заявления кассе присваивается регистрационный номер.  
  • Вводите полученный номер в кассу, формируете отчет о фискализации. Эта процедура может выполняться владельцем кассы, но лучше поручить ее специальным организациям — в случае ошибки придется менять фискальный накопитель. 
  • Передаете параметры фискализации через сайт ФНС или на сайте ОФД.  
  • Параметры фискализации проверяются для определения корректности работы фискального накопителя.
  • Выдается карточка регистрации ККТ в электронном виде с подписью ФНС. Касса зарегистрирована и готова к работе!

Регистрация ККТ возможна как через личный кабинет налогоплательщика, без посещения налоговой инспекции, так и в налоговой инспекции путем подачи соответствующего заявления.

Продление отсрочки по переходу на онлайн-кассы для отдельной категории налогоплательщиков предусмотрено Федеральным законом от 27.11.2017 № 337-ФЗ. Чтобы воспользоваться льготой, нужно соответствовать основным критериям, связанным с видом деятельности, применяемой системой налогообложения, а также наличием наемных работников.  

С 1 июля 2018 года ККТ обязаны применять:

  • организации и ИП на ЕНВД и патентной системе налогообложения, имеющие наемных работников, работающие в сфере торговли и общепита; 
  • организации, осуществляющие деятельность с использованием торговых автоматов (вендинг), а также ИП, осуществляющие данный вид деятельности и имеющие наемных работников. 

С 1 июля 2019 года обязанность применения ККТ возникает у:

  • организаций и ИП, выполняющих работы или оказывающих услуги населению;
  • ИП на ЕНВД и патентной системе налогообложения, работающих в сфере торговли или общепита и не имеющих наемных работников;
  • ИП, осуществляющих деятельность с использованием торговых автоматов (вендинг) и не имеющих наемных работников.

Применение онлайн-кассы регулируется в первую очередь законом №54-ФЗ. Его положения можно условно разделить на общие и исключительные правила. К общим правилам использования ККТ относятся обязанности:

  • применять ККТ на всей территории РФ всеми предпринимателями и юрлицами;
  • при расчете с покупателем выдавать ему кассовый чек либо бланк строгой отчетности в бумажном виде и (или) в электронной форме. Получить электронный кассовый документ покупатель может только, если предоставил продавцу до момента расчета адрес своей электронной почты либо номер мобильного устройства;
  • применять онлайн-кассу, которая отвечает требованиям, указанным в п. 1 статьи 4 закона №54-ФЗ. В частности, ККТ должна иметь фискальный накопитель, печатать или формировать в электронном виде фискальные документы установленного образца, передавать фискальные документы оператору ОФД, и т.д.
  • применять в работе кассового аппарата фискальный накопитель, соответствующий критериям, установленным статьей 4.1 закона №54-ФЗ;
  • использовать онлайн-кассу только после ее регистрации (перерегистрации) в налоговом органе в порядке, утвержденном статьей 4.2 закона №54-ФЗ;
  • применять кассу только на месте, где осуществляются расчеты с покупателями, в момент выполнения таких расчетов и тем лицом, которое данные расчеты с покупателем производит;
  • соблюдать порядок и условия работы на онлайн-кассе, прописанные в статье 4.3 закона №54-ФЗ;
  • формировать кассовый чек или бланк строгой отчетности установленного в статье 4.7 закона №54-ФЗ образца.

Кроме того, федеральный закон №54-ФЗ обязывает применять онлайн-кассу при осуществлении расчетов:

  • наличными денежными средствами (банкнотами и (или) монетами) и (или) электронными средствами платежа;
  • за товары, работы и услуги;
  • в случае приема ставок и выплаты денег в качестве выигрыша (при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр);
  • при продаже лотерейных билетов, в том числе электронных их аналогов, и при приеме лотерейных ставок и при выплате денежных выигрышей (при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей).
Так же стоит отметить, что онлайн-касса применяется и в случае продаж через Интернет, и при непосредственном контакте продавца с покупателем.

 

Все вышеуказанные общие правила должны соблюдаться всеми юрлицами и предпринимателями. Исключения из данных правил утверждены в законе №54-ФЗ и в законе №290-ФЗ от 03.07.2016 г. Но стоит заметить, что подобные льготы составляют особый порядок использования ККТ, а потому ими нужно тоже строго руководствоваться.

И, если все эти правила и даже исключения из них применять с нарушениями, то в соответствии со статьей 14.5 КоАП РФ наказывается и организация, и предприниматель, и должностное лицо.

В статье 14.5 КоАП РФ (ССЫЛКА) все нарушения объединены в три основных вида и касаются они противоправных действий в сфере соблюдения, как общих правил, так и исключительных норм работы с онлайн-кассой:

  1. Работа без кассового аппарата в тех случаях, когда законодательством РФ о применении ККТ предусмотрено его использование (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Штраф за это полагается в размере:
  • от 25 до 50% от суммы расчета, произведенного без ККТ, но не меньше 10 тысяч рублей — на должностное лицо и предпринимателей. Согласно ст. 2.4 КоАП РФ предприниматели несут административную ответственность, как должностные лица, если иное прямо не предусмотрено конкретными статьями КоАП РФ;
  • от 75 до 100% от суммы расчета, выполненного без ККТ, но не меньше 30 тысяч рублей — на юрлицо.
  1. Использование онлайн-кассы, которая не отвечает требованиям закона, либо применение ККТ, но с нарушением установленного порядка регистрации кассы, порядка, условий и сроков перерегистрации ККТ, а также порядка и условий самого применения онлайн-кассы (п. 4 статьи 14.5 КоАП РФ). За это налагается штраф в размере:
  • от 1,5 тысяч до 3 тысяч рублей — на должностное лицо и предпринимателя;
  • от 5 тысяч до 10 тысяч рублей — на юрлицо. Штраф организации может быть заменен на предупреждение.
  1. Нарушение порядка предоставления кассового чека или бланка строгой отчетности покупателю (п. 6 статьи 14.5 КоАП РФ). Это деяние наказывается штрафом:
  • 2 000 рублей — на должностное лицо и на предпринимателя. Либо в качестве наказания выбирается предупреждение виновника;
  • 10 000 рублей — на юрлицо. Штраф ему может быть заменен предупреждением.

К нарушению порядка предоставления кассового чека или бланка строгой отчетности в случае применения ККТ (БСО — далее по тексту) статья 14.5 КоАП РФ относит:

  • ненаправление продавцом в адрес покупателя кассового чека или БСО в электронной форме тогда, когда это предусматривается законодательством РФ о применении ККТ. Под «законодательством РФ о применении кассовой техники» понимается сам федеральный закон №54-ФЗ и принятые в соответствии с ним другие нормативные акты (п. 1 статьи 1 закона №54-ФЗ);
  • либо не предоставление покупателю чека или БСО в бумажном формате тогда, когда это предусматривается законодательством РФ о применении ККТ.

Все вышеуказанные положения статьи 14.5 КоАП РФ (далее — Кодекс), как правило, используются судами для наказания организаций и предпринимателей только в тех случаях, когда не существуют и (или) не предъявлены виновниками доказательства, свидетельствующие о невозможности соблюдения ими требований законодательства РФ о применении ККТ, а также об их попытке предпринять все возможные меры по предупреждению нарушения. В частности, об этом говорит Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда №07АП-8194/2017 от 20.10.2017г.

Но какие попытки для предупреждения нарушения закона №54-ФЗ и принятых в соответствии с ним других актов в реальности можно предпринять виновнику? К статье 14.5 в самом Кодексе предусмотрено официальное примечание, введенное федеральным законом №290-ФЗ от 03.07.2016г. Оно дает рецепт, как можно избежать наказания за нарушение правил работы с онлайн-кассой:

 

Примечание. Лицо, добровольно заявившее в налоговый орган в письменной форме о неприменении им контрольно-кассовой техники в случаях, установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники, либо о применении им контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям, либо о применении им контрольно-кассовой техники с нарушением установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники порядка регистрации контрольно-кассовой техники, порядка, сроков и условий перерегистрации контрольно-кассовой техники и порядка ее применения и добровольно исполнившее до вынесения постановления по делу об административном правонарушении обязанность, за неисполнение или ненадлежащее исполнение которой лицо привлекается к административной ответственности, освобождается от административной ответственности за административное правонарушение, предусмотренное частями 2, 4 и 6 настоящей статьи, если соблюдены в совокупности следующие условия:

  • на момент обращения лица с заявлением налоговый орган не располагал соответствующими сведениями и документами о совершенном административном правонарушении;
  • представленные сведения и документы являются достаточными для установления события административного правонарушения.

(примечание введено Федеральным законом от 03.07.2016 N 290-ФЗ)

В примечании к статье 14.5 Кодекса сказано: чтобы избежать наказаний, предусмотренных пп. 2, 4 и 6 данной статьи, «виновник» должен добровольно заявить в налоговый орган в письменном виде об одном из следующих фактов:

  • о не использовании им онлайн-кассы в случаях, когда согласно законодательству РФ о применении ККТ такая касса обязана участвовать в расчетах;
  • о своей работе на ККТ, которая не соответствует требованиям, прописанным в законодательстве РФ о применении контрольно-кассовой техники (например, отсутствует фискальный накопитель, либо выпускается чек без реквизитов, указанных в ст. 4.7 закона №54-ФЗ, и т.д.);
  • об использовании онлайн-кассы с нарушением установленного законодательством РФ о применении ККТ порядка ее регистрации; порядка, условий и сроков перерегистрации этой техники; порядка применения ККТ.

Данное заявление должно быть подано в налоговый орган до вынесения Постановления об обнаружении правонарушения контролирующими структурами. Кроме того, в примечании к статье 14.5 Кодекса предусмотрены еще два дополнительных условия, которые освобождают «виновника» от наказания. Причем, указанные условия должны соблюдаться одновременно:

  • на момент обращения «виновника» с заявлением у налогового органа не должно быть сведений и документов, подтверждающих наличие правонарушения, о котором «виновник» сам хочет заявить. Иными словами, до момента его выявления налоговым органом;
  • представленных «виновником» сведений и документов должно быть достаточно, чтобы установить сам факт правонарушения и его попадание под административную ответственность.

Стоит отметить, что «виновник» может быть освобожден от административного штрафа не только за полное неисполнение требований законодательства РФ по применению ККТ, но и за ненадлежащее их исполнение, т.е. с частичными нарушениями. Но только, если он заявит о наличии правонарушения раньше налоговой проверки.

Заявление «виновник» пишет в произвольной форме, но обязательно указывает все подробности правонарушения. Подается заявление и пакет подтверждающих документов любым удобным способом. Но удобнее и быстрее — через личный кабинет пользователя ККТ.

К самому заявлению нужно приложить пакет документов, которые подтверждают факт и характер нарушения. Содержание и объем данного пакета зависят от состава нарушения.

Так, если не был пробит чек, то в заявлении достаточно будет указать сумму, которая не прошла через кассу, и реквизит чека коррекции, сформированного на такую операцию. А, если в чеке была пробита неверная сумма, то можно приложить копию ошибочного чека, чека с корректировкой либо дополнительно пробитого на сумму неучтенной разницы чека, и т.д.

Онлайн касса — это обычная техника, которая имеет свойство изредка выходить из строя. Однако работа без ККТ, когда закон обязывает ее применять для расчетов, недопустима и чревата  штрафами. И что же тогда делать? Закрыть магазин на время ремонта кассового аппарата?

Для подобной ситуации налоговики предусмотрели свой алгоритм действий, позволяющий избежать административных санкций:

  • прежде всего, необходимо в письменном виде сообщить о неисправности кассового аппарата в налоговый орган. Ведь длительное не поступление данных от онлайн-кассы через оператора ОФД может повлечь за собой проверку;
  • кроме того, на каждую расчетную операцию, на которую не был пробит кассовый чек или БСО, должен быть сформирован чек (БСО) коррекции. По каждому такому чеку все сведения должны быть переданы в налоговый орган с пояснениями о причинах неприменения онлайн-кассы.

В этой ситуации, если МИФНС была уведомлена продавцом о трудностях с ККТ до начала проверки и выявления правонарушения, наказания не последует (письмо ФНС России от 07.12.2017г. №ЕД-4-20/24899@ — ССЫЛКА). Кроме того, налоговый орган рекомендует на время устранения неисправности в работе ККТ иметь другой кассовый аппарат.

Законодательство, регулирующее применение российскими предпринимателями онлайн-касс, время от времени меняется. В числе свежих поправок (пока что принятых на уровне законопроектов) — те, что предоставляют некоторым бизнесам возможность отложить внедрение инновационного типа ККТ до 01.07.2019г.

Для некоторых категорий предпринимателей устанавливаются новые сроки обязательного использования ККТ — 1 июля 2019 года

Российские законодатели в лице депутатов Госдумы 15 ноября 2017 года приняли в третьем чтении законопроект — с номером 186057-7, по которому в положения ст. 7 Закона № 290-ФЗ будут внесены поправки, которые касаются изменения сроков начала обязательного применения онлайн-касс отдельными категориями бизнесов.

Следить за судьбой данного законопроекта можно на портале СОЗД ГАС «Законотворчество» — ССЫЛКА. 27 ноября 2017 года федеральный закон 337-ФЗ опубликован и вступил в законную силу — ССЫЛКА.

Соответствующая парламентская инициатива, очевидно, стала реакцией на инициативу Президента России, озвученную еще в сентябре — касательно необходимости предоставления малым бизнесам преференций в части сроков внедрения инновационного типа ККТ.

Во время одной из деловых встреч с представителями бизнеса Владимиру Владимировичу Путину было доложено о наличии затруднений со своевременным оснащением хозяйствующих субъектов онлайн-кассами. Фактически, ни предприниматели, ни производители контрольно-кассовой техники не успевали внедрить инновационные устройства в состав платежной инфраструктуры в установленный срок. Чтобы на рынке не возник неконтролируемый дефицит онлайн-касс, имело смысл, как посчитали российские предприниматели, по возможности отложить срок их внедрения.

Президент тогда отметил, что даст органам исполнительной власти необходимые поручения по проработке данного проблемного вопроса.

Для кого предусмотрена отсрочка  по обязательному применению онлайн-касс до 1 июля 2019 года

Так или иначе, предварительным итогом взаимодействия исполнительной и законодательной ветвей власти стал принятый Госдумой РФ законопроект. Он предполагает, что будут освобождены до 1 июля 2019 года от обязательного использования ККТ:

  1. Хозяйствующие субъекты (юр.лица и ИП) на ЕНВД (кроме тех, что ведут деятельность в области розницы и общепита).

При этом, вместо чека ККТ такие бизнесы по требованию покупателя будут обязаны выдавать квитанцию, товарный чек (или иной аналогичный документ, удостоверяющий прием денежных средств от физического лица).

  1. ИП на ПСН (кроме тех, что ведут деятельность в сфере розницы и общепита).

Аналогично, по требованию клиента они будут обязаны выдать ему квитанцию, товарный чек или заменяющий их документ.

  1. ИП на ПСН и ЕНВД (в сфере розницы и общепита), осуществляющие деятельность самостоятельно, без привлечения наемных работников.

Как и в случае с другими бизнесами на ЕНВД, такие предприниматели будут обязаны выдавать по требованию покупателя соответствующий документ, подтверждающий прием оплаты.

Отметим, что подобная преференция применяется до момента заключения ИП хотя бы одного трудового договора с работником. После этого в течение 30 дней предпринимателю нужно будет обзавестись онлайн-кассой и зарегистрировать ее в ФНС.

Обратим внимание, что в законопроекте в строгой формулировке приведен термин «трудовой договор». То есть, если ИП пригласит помощника в качестве подрядчика — по гражданско-правовому договору, то он, если следовать логике закона, по-прежнему сможет применять преференцию, о которой идет речь.

Правда, совсем не исключено, что проверяющие органы, а затем и суд заставят предпринимателя переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой. Как следствие — ФНС «задним числом» оштрафует ИП  с работником за неприменение онлайн-кассы.

Таким образом, в целях избежания рисков применения органами власти подобных санкций, рекомендуем трактовать понятие «трудовой договор» в контексте рассматриваемого законопроекта шире, и понимать под ним не только договор по ТК РФ, но и гражданско-правовой договор с физлицом.

  1. Хозяйствующие субъекты на общей либо упрощенной системе налогообложения, которые оказывают услуги физическим лицам (кроме услуг, связанных со сферой общепита).

Вместо ККТ такие бизнесы обязаны будут выдавать клиентам бланки строгой отчетности — соответствующие требованиям, которые определены Постановлением Правительства России от  06.05.08 № 359. В общем случае это должны быть фирменные БСО, отпечатанные в типографии.

  1. ИП без наемных сотрудников, использующие в качестве инструмента продаж вендинговые машины.

Отметим, что все рассмотренные нами преференции будут закреплены в отдельных нормах Закона № 290-ФЗ. То есть — будут дополнять те, что установлены данным нормативным актом ранее и действуют до 01.07.2018 года.

Например, ИП на УСН, оказывающие любые услуги (включая общепит), освобождаются в соответствии с действующей редакцией Закона № 290-ФЗ от обязательного применения ККТ до 01.07.2018 года. Затем преференция по неиспользованию ККТ, которая длится до 01.07.2019 года, будет доступна только для тех предпринимателей, которые не будут работать в общепите (но вправе при этом перейти на ПСН, и в случае ведения деятельности без работников не задействовать ККТ до 01.07.2019 года).

Отметим также, что остаются в силе положения п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в новейшей редакции, устанавливающие перечни бизнесов, которые вправе не использовать ККТ совсем (и не выдавать вместо кассовых чеков какие-либо документы вообще). Такие перечни привязаны к видам деятельности, и от систем налогообложения не зависят.

Для удобства, вышеуказанные сведения представлены в виде таблицы.

Удобная таблица от Контур.Маркет, которая поясняет кто и когда переходит на онлайн-кассы — ЗДЕСЬ (в формате PDF).

Согласно вносимым поправкам, отсрочку на обязательное применение ККТ до 1 июля 2019 года получают следующие категории налогоплательщиков:

 

Категория налогоплательщиков Условия, при которых действует отсрочка
 

 

ЮЛ и ИП на ЕНВД, указанные в подпунктах 1-5 и 10-15 п.2 ст. 346.26 НК РФ (то есть все, кроме розничной торговли и общепита)

 

 

 

Выдача по требованию покупателя документа, подтверждающего прием денежных средств (товарного чека, квитанции или другого документа)

 

ИП на ПСН указанные в подпунктах 1-15, 18-28, 30-44, 49-58, 60-63 п.2 ст. 346.43 НК РФ (то есть все, кроме розничной торговли и общепита, и нижеперечисленных видов деятельности)

 

 

Обратите внимание, совсем без ККТ разрешено вести следующие виды деятельности:

  • присмотр и уход за детьми и больными
  • приему стеклопосуды и вторсырья (кроме металлолома)
  • услуги носильщиков
  • уход за престарелыми и инвалидами
Выдача по требованию покупателя документа, подтверждающего прием денежных средств (товарного чека, квитанции или другого документа)

 

 

 

 

ИП на ЕНВД (розница и общепит) без сотрудников

ИП на ПСН (розница и общепит) без сотрудников

 

 

 

Отсутствие работников, с которыми заключен трудовой договор. В случае заключения трудового договора, нужно в 30-дневный срок зарегистрировать ККТ.

 

Выдача по требованию покупателя документа, подтверждающего прием денежных средств (товарного чека, квитанции или другого документа)

 

 

 

ЮЛ и ИП на ОСНО и УСН, выполняющие работы и оказывающие услуги населению (за исключением организаций и индивидуальных предпринимателей, имеющих работников, с которыми заключены трудовые договоры, оказывающих услуги общественного питания)

 

 

 

Выдача бланков строгой отчетности (БСО) в порядке, установленном Законом 54-ФЗ в предыдущей редакции

 

ИП, не имеющие сотрудников, осуществляющие продажу через торговые автоматы Отсутствие работников, с которыми заключен трудовой договор

ЮЛ и ИП на ЕНВД, а также ИП на ПСН, занимающиеся розничной торговлей и оказывающие услуги общепита с привлечением сотрудников, с которыми заключен трудовой договор, обязаны использовать при расчетах ККТ с 1 июля 2018 года.

Многие российские торговые предприятия ожидает переход на онлайн-кассы. Их применение характеризуется достаточно большим количеством нюансов, а также может сопровождаться появлением тех или иных сложностей.

Рассмотрим ключевые факты о принципах работы онлайн-касс, на которые полезно обратить внимание, а также особенности решения возможных проблем с соответствующей разновидностью ККТ.

 

Принцип работы и её сущность

Онлайн-касса — это инновационный вид контрольно-кассовой техники (который, однако, в обозримом будущем предполагает стать массовым и типовым), способный выполнять следующие ключевые функции:

  • передачу сведений о платежах, совершенных покупателем, в Федеральную налоговую службу в режиме онлайн;
  • формирование электронных кассовых чеков, а также их отправка на e-mail или на телефон покупателя (в виде SMS);
  • сохранение и шифрование сведений о платежах.

При этом, платежные данные передаются в ФНС не напрямую, а через уполномоченную организацию — оператора фискальных данных (ОФД).

Основное предназначение онлайн-кассы — это именно информирование ФНС (при посредничестве ОФД) о выручке, поступаемой в кассу предприятия вследствие получения оплаты за товары или услуги от посетителей.

В некоторых аспектах онлайн-касса может быть использована и как инструмент поддержания лояльности покупателя: тот факт, что бумажный чек сохранять необязательно (так как есть его электронная копия), может порадовать многих клиентов магазинов. Конечно, если покупатель не желает сообщать кассиру свои контактные данные — его не будут обязывать это делать. В этом случае покупатель получит только бумажный чек.

Стоит отметить, что онлайн-касса принципиально не слишком отличается от обычной кассы. Главное, чтобы она удовлетворяла законодательным требованиям — которые закреплены в пункте 1 статьи 4 54-ФЗ (в новой редакции от 03.07.2016 года). В числе таких требований — совместимость с фискальным накопителем. Он представляет собой во многом уникальное устройство и является ключевым компонентом онлайн-кассы.

Фискальный накопитель способен, в частности:

  • шифровать и удостоверять платежные данные, передаваемые от кассы в ФНС и обратно;
  • сохранять и защищать соответствующие платежные данные;
  • обеспечивать законную работу онлайн-кассы в периоды, когда интернет по каким-либо причинам недоступен.

Фактически, фискальный накопитель — главный технологический компонент, отличающий онлайновую кассу от обычной. Даже с учетом того, что в отношении первой положениями 54-ФЗ установлен ряд требований, ранее не применявшихся в отношении второй, именно фискальный накопитель делает кассу, собственно, «онлайновой».

Совершенно очевидно, что соответствующий накопитель — технологически очень сложный продукт. На российском рынке сейчас реализуется пока что единственная его модель — устройство ФН-1, производимый ООО «РИК». Именно она устанавливается в контрольно-кассовую технику и превращает ее в «онлайновую».

Собственно, как работает онлайн-касса с учетом отмеченных ее функций? Условно можно представить работу соответствующего типа ККТ в рамках следующего алгоритма:

  1. Кассир, используя сканер штрих-кода товара, клавиатуру на ККТ (или, к примеру, сенсорный дисплей), вводит в операционную систему кассового аппарата:
  • сведения о покупке;
  • SMS или e-mail покупателя (если они будут предоставлены).
  1. Кассир в привычном порядке пробивает чек.

В этот момент сведения о платежной операции передаются на фискальный накопитель, записываются в его внутреннюю память, шифруются, а затем отправляются через интернет оператору фискальных данных. Получив их и проверив, ОФД в установленном порядке направляет данные в ФНС. Кроме того, оператор направляет на онлайн-кассу магазина сообщение о том, что информация принята.

  1. Далее — по завершении процедуры формирования записи о платеже в фискальном накопителе, осуществляется передача текстового блока с необходимыми платежными данными на чековый принтер ККТ. Он распечатывает бумажную версию чека, которая сразу же выдается покупателю. Электронный чек покупатель получает чуть позже (как только ОФД обработает полученные сведения и отправит электронный чек на указанные контакты).

Таким образом, самый главный критерий выполнения корректного технологического цикла работы онлайн-кассы — это запись платежных данных в фискальную память, а также их передача в зашифрованном виде ОФД (в идеале — также получение подтверждения от оператора о том, что данные приняты). Оператор фискальных данных сделает остальную работу сам — передаст в ФНС платежные сведения и отправит электронный чек покупателю.

Конечно, в компетенции кассира останется распечатка бумажного чека (как минимум, для этого бумага в кассовом аппарате должна быть) и передача его покупателю — но соответствующая процедура не характеризует работу, собственно, онлайн-кассы как отличительный ее признак. Она точно так же осуществляется и на обычной кассе. Аналогично осуществляются иные привычные кассирам процедуры — например, формирование отчета по форме № КМ-6, а также отчета об окончании смены.

Примечательно, что оператору фискальных данных (оттуда, в свою очередь в ФНС) отчет о завершении смены передается в автоматическом режиме — как только закрывается кассиром. Его, а также сведений о платежах, передаваемых всякий раз при пробитии чека, налоговикам может быть достаточно, чтобы не приходить в магазин с проверкой записей в памяти фискального накопителя.

Пропал Интернет

Выше мы отметили, что платежные данные перед отправкой ОФД записываются в память фискального накопителя ККТ. Это — обязательное действие, и оно предусмотрено именно на случай возникновения проблем с интернетом.

В памяти фискального накопителя ФН-1 платежные данные могут храниться до 30 дней. Крайне маловероятно, что перебои со связью не будут улажены магазином в течение данного периода. Тем более, что для передачи имеющегося пула платежных данных, как правило, достаточно относительно непродолжительного сеанса связи с ОФД, причем, речь здесь не идет о передаче гигабайтов данных, скорее — мегабайтов.

С учетом пропускной возможности даже устаревших сетей, не говоря о технологичных оптоволоконных линиях, которые становятся все более распространенными в России — сохраненные в фискальной памяти данные передадутся в ОФД быстро.

 

Маловероятно, но тем не менее, теоретически возможно, что магазин не будет по каким-либо причинам иметь доступа в онлайн в течение периода, превышающего 30 дней. В этом случае ключевой технологический компонент ККТ — фискальный накопитель, попросту блокируется. Магазин временно теряет право использовать онлайн-кассу — как следствие, обязан приостановить продажи.

 

Многие современные ОФД — например, «Контур.ОФД» дают своим пользователям возможность через личный кабинет отслеживать, передаются ли платежные данные от кассовых аппаратов своевременно в ОФД и, соответственно, в ФНС. Неплохо, если оператор информирует пользователя о процессах коммуникации между кассой и ОФД через SMS — «Контур» также предоставляет подобный сервис.

Если обнаружится, что соответствующего коммуникационного обмена по каким-либо причинам не происходит — нужно немедленно выявлять причину проблемы. И это важно исходя из следующей особенности правоотношений в сфере контрольно-кассового мониторинга.

Дело в том, что с технологической точки зрения блокировка фискального накопителя — совершенно незначительная проблема. Для того, чтобы снять ее, необходимо лишь подключить устройство к интернету и убедиться, что канал передачи данных функционирует. В этом приятная особенность работы онлайн-касс: они в автоматическом режиме отслеживает работоспособность онлайн-каналов. Даже при заблокированном фискальном накопителе данная функция выполняется.

Поэтому, до тех пор, пока у фискального накопителя не истек срок эксплуатации (в настоящий момент он составляет 13 месяцев), его разблокировка в 30-дневный период осуществляется очень просто.

Вместе с тем, факт блокировки онлайновой кассы магазина — веский повод ФНС обратить внимание на соответствующую торговую точку. Особенно, если речь идет о магазине, расположенном на территории, для которой не характерны частые проблемы с интернетом.

Например, это может быть здание крупного торгово-развлекательного центра в котором маловероятно отключение от интернета всех арендаторов. А если испытывает проблемы со связью только один магазин — то у ФНС есть все основания подозревать его в нежелании быть открытым и прозрачным с точки зрения налогового контроля.

Как результат — ФНС может приехать в магазин с внеплановой проверкой, и, выявив неработающую ККТ, оштрафовать торговую точку на крупную сумму.

Вместе с тем, похожий сценарий может наблюдаться и в случае, если с интернетом все в порядке, однако, наблюдаются проблемы в работе самой онлайн-кассы, вплоть до невозможности ее задействовать. Изучим данный нюанс подробнее.

Касса сломалась или нет электричества

 

Действительно, онлайн-касса может попросту сломаться: перестать включаться, начать работать с ошибками, выдавать некорректные чеки.

Поломка ККТ может случиться по разным причинам. Как и у любой электроники, в структуре кассового аппарата могут быть не самые надежные электронные компоненты. На ККТ могут что-то пролить, уронить — факторы появления неисправности могут быть разными.

 

Не функционирующий должным образом кассовый аппарат эксплуатировать нельзя. Как нельзя и вести торговлю в этом случае — таковы рекомендации финансовых регуляторов.

 

Дело в том, что законодательство, регламентирующее применение контрольно-кассовой техники, не предусматривает сценариев, при которых возможен запасной сценарий с использованием альтернативы сломанной кассовой машины. И в случае проблем с техникой магазину придется сворачивать торговлю.

Если магазин продолжит продавать товары при неработающей онлайн-кассе, то может быть оштрафован. В соответствии с пунктом 2 статьи 14.5 КоАП РФ величина штрафа может составить до 50% от выручки, полученной, но не проведенной через ККТ (однако не менее 10 000 рублей) — для кассира, а также до 100% от выручки (и не менее 30 000 рублей) — для магазина.

Важный нюанс: вместо кассовых чеков при неработающей ККТ недопустимо использовать бланки строгой отчетности (если это прямо не предусмотрено законодательством — например, при оказании услуг гражданам). Они не будут иметь никакой юридической силы и не помогут магазину избежать штрафа от ФНС за торговлю при неработающей ККТ.

Таким образом, со сломанной ККТ все ясно: как только выявлен неработающий кассовый аппарат, нужно закрывать кассу и вызывать специалистов обслуживающей ККТ организации. Далее — действовать по их рекомендациям.

Другое дело, если ККТ не удается задействовать по причинам, не зависящим от магазина. Например, в силу отключения электричества. Конечно, если касса сломалась — это тоже, как правило, проблема, возникшая по не зависящей от фирмы причине, но в данном случае речь идет о форс-мажоре, о ситуации, которую было крайне сложно предвидеть (в то время как следить за техническим состоянием кассовой техники магазину вполне по силам).

 
 

Примечательно, что действия кассира в случае, если касса обесточена, в общем случае должны быть те же, что и в случае, если ККТ сломалась: необходимо незамедлительно прекратить торговлю. В случае нарушения данного порядка действий ФНС может наложить на магазин тот же штраф — по статье 14.5 КоАП РФ.

Однако, ФНС с высокой вероятностью не будет этого делать, если:

  • кассиры подготовят письменное объяснение, в котором будут подробно изложены обстоятельства неприменения онлайн-кассы;
  • руководство магазина запросит у компании-поставщика электроэнергии письменное подтверждение того факта, что в такой-то период в районе, где расположен магазин, отключалось электричество;
  • кассиры сформируют чек коррекции.

Ключевой момент здесь — как раз таки формирование чека коррекции. В нем отражается сумма, полученная от покупателя во время отключения ККТ от электросети (но, в свою очередь, не фиксируется название товара). Соответствующий чек коррекции нужно сформировать до закрытия смены, а если не получится (например, если электричество не включат до завершения рабочего дня), то — на следующий день также до закрытия смены.

Чек коррекции в контексте применения ККТ в розничной торговле — инновационный документ, как и сама онлайн-касса. Сведения, содержащиеся в нем, как и те, что отражены в обычном чеке, передается из магазина в ОФД, а затем — в ФНС в автоматическом режиме.

Впоследствии специалисты ведомства могут прийти с проверкой и выяснить обстоятельства, при которых магазину пришлось формировать данный чек. Здесь и пригодятся остальные документы — удостоверяющие тот факт, что кассу в силу отключения электричества задействовать было нельзя.

При имеющемся чеке коррекции ФНС с высокой вероятностью не будет накладывать санкции на магазин. Даже если налоговики все же наложат штраф , у магазина будут хорошие шансы оспорить его в суде. При этом, некоторые арбитражные прецеденты по налоговым спорам, возникшим еще до введения онлайновых касс, отражают тот факт, что суды встают на сторону налогоплательщиков — если их вины в неприменении касс нет.

С учетом новой правовой нормы — об использовании чеков коррекции, шансы предприятий в спорах с ФНС — при штрафах в ситуации с отключением электричества, значительно повышаются.

Безусловно, по возможности стоит избегать споров с ФНС. И лучше, конечно, при отключении электричества — как и при сломанной кассе, приостановить продажи. Но судебная практика и позиции ФНС в отношении двух отмеченных проблем не идентичны — и данный факт может во многих случаях помочь магазину защитить свои интересы.

На случай возможных проблем с электричеством магазину имеет смысл заранее уделять внимание необходимому технологическому оснащению кассовой инфраструктуры. Например, установке ИБП, применению работающих на достаточно мощном аккумуляторе онлайновых касс, которые, к слову, выпускаются в самом широком спектре модификаций.

Так или иначе, в силах руководства магазина свести возможные проблемы с кассовой техникой к минимуму. Главное здесь — работать с качественным оборудованием, надежными поставщиками коммунальных услуг и интернета.

Законодательство, регулирующее использование онлайн-касс, в ряде случаев предписывает их владельцам осуществлять замену фискального накопителя — основного технологического компонента новой ККТ. Изучим подробнее то, по какой причине и как часто производится замена ФН, а также общий порядок действий при проведении этой процедуры.

В каких случаях требуется замена ФН

Необходимость в замене фискального накопителя может быть вызвана следующими причинами:

1. По истечении срока эксплуатации по закону

В общем случае фискальный накопитель рассчитан на работу в течение 13 месяцев. Но законом также предусмотрены модификации, приспособленных к работе в течение 36 месяцев. Обязанность по применению ФН с увеличенным сроком службы установлена:

  • для хозяйствующих субъектов на основных спецрежимах (УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН) за исключением предприятий, продающих подакцизные товары;
  • для предприятий в сфере услуг.

При этом, предприятия, которые относятся к указанным категориям и ведут деятельность в определенные сезоны, вправе выбирать, какой накопитель выбрать — работающий в течение 13 или 36 месяцев. Аналогичное право установлено для хозяйствующих субъектов, совмещающих спецрежим с ОСН либо задействующих онлайн-кассу в автономном режиме (например, при ведении деятельности в отдаленной местности, где есть сложности с подключением к интернету).

Накопитель, работающий в течение 13 месяцев, обязаны применять хозяйствующие субъекты, реализующие подакцизные товары.

Остальные предприятия вправе выбирать удобный для них фискальный накопитель.

Советы по правильному выбору фискального накопителя для предпринимателей, использующих различные системы налогообложения, можете посмотреть ЗДЕСЬ (файл PDF).

Часто в прошивке онлайн-кассы предусмотрена опция, предупреждающая пользователя о необходимости скорой замены ФН по истечении срока его эксплуатации за 1-2 месяца. Но в силу возможного дефицита фискальных накопителей на рынке рекомендуется вести «ручной» учет срока эксплуатации ФН и приобретать запасные устройства (или хотя бы осуществлять предзаказ на их поставку) еще раньше.

2. Переполнение памяти

В общем случае в стандартный фискальный накопитель — работающий 13 месяцев, может быть записано порядка 180 тыс. платежных операций. Это примерно 450 чеков ежедневно. Однажды записанная в память ФН платежная операция не может быть изменена (разве что дополнена корректировочной — которая займет еще одну ячейку памяти), поэтому, общее количество операций, которые отражаются в накопителе, ограничено.

Как правило, в ПО онлайн-кассы есть опции для мониторинга заполненности памяти ФН и оповещения пользователя о том, что данный ресурс накопителя заканчивается. Подсчитав динамику заполнения памяти ФН, нужно подобрать момент для заблаговременной покупки запасного устройства.

3. Смена владельца онлайн-кассы, на которой установлен ФН

Дело в том, что 1 накопитель может быть применен только 1 налогоплательщиком (который идентифицируется по ИНН) — это однократная запись в ФН. Отметим, что если касса передана в обособленное подразделение, то речи о смене владельца не идет, поскольку ИНН у головного офиса и у подразделения будет одинаковый.

4. Неверно введен регистрационный номер ККТ

Фискальный накопитель позволяет однократно указать эту информацию при постановке онлайн-кассы на учет. Поэтому при указании неверного номера потребуется замена ФН. Так что стоимость такой ошибки при регистрации ККТ эквивалентна стоимости покупки нового устройства.

5. Блокировка ФН

Может произойти в следующих случаях:

  • передача кассовых чеков в ОФД не производилась более 30 суток подряд;
  • открытая смена длится более 24 часов;
  • время между формированием двух чеков подряд или первого кассового чека и отчета об открытии смены более, чем на 5 минут отличается от времени по таймеру ККТ.

6. Выход из строя

Причины тому могут быть самыми разными. Фискальные накопители — довольно надежные и защищенные устройства, но при слишком грубой эксплуатации и регулярном воздействии агрессивных сред и они могут выходить из строя.

Вне зависимости от причин, обусловивших необходимость в замене ФН, алгоритм рассматриваемой процедуры, в целом, один и тот же.

Как производится замена фискального накопителя в онлайн-кассах

Заменить ФН можно:

  1. Обратившись в специализированный центр технического обслуживания.

Если на ФН (кассу) еще действует гарантия, то данный вариант желательно считать приоритетным.

  1. Самостоятельно.

Данная процедура не запрещена законом, но она сопровождается различными рисками — в случае, если что-то пойдет не так, можно запросто привести в негодность новый ФН, стоимость которого не будет возмещена поставщиком.

Но, так или иначе, порядок действий и специалиста и владельца ККТ, решившего заменить ФН самостоятельно, будет одинаковым.

Порядок действий

При замене ФН потребуются:

  • компьютер, подключенный к онлайн-кассе (или альтернативный ему вычислительный модуль — например, планшет), если она не автономна (и не включает при этом штатных элементов управления настройками);
  • наличие доступа в интернет;
  • действующая ЭЦП для ФНС (для личного кабинета ОФД, если она предусмотрена);
  • новый фискальный накопитель;
  • отвертка.

Убедившись в наличии указанных ресурсов, необходимо выполнить следующий порядок действий:

  1. Закрыть архив фискального накопителя.

То, как именно осуществляется данная процедура, должно быть описано в пользовательской документации к ПО онлайн-кассы. По ее завершении имеющиеся данные из ФН передаются в ФНС через ОФД.

  1. Отключить ККТ от электропитания, снять ФН.

Для этого потребуется, в свою очередь, руководство по эксплуатации онлайн-кассы. Как правило, ничего кроме обычной отвертки для решения задачи по снятию ФН не требуется.

  1. Смонтировать новый ФН, включить ККТ. Убедиться, что все работает, а затем выставить новые настройки в программном меню онлайн-кассы.

Как правило, настройки сводятся к указанию корректной даты и времени начала пользования фискальным накопителем. Его установка характеризуется довольно большой автономностью работы ККТ относительно пользователя: кассовый аппарат обычно сам без каких-либо дополнительных настроек распознает и инсталлирует ФН на программном и аппаратном уровне. 

После внесения корректировок в настройки онлайн-кассы желательно протестировать ее — в режиме «прогон» или аналогичном.

  1. Перерегистрировать онлайн-кассу на сайте ОФД или в Личном кабинете налогоплательщика ФНС (с использованием имеющихся ЭЦП).

В интерфейсах перерегистрации нужно будет указать причину замены ФН.

Порядок действий на сайте налоговой службы при замене ФН приведен в ЭТОЙ пошаговой инструкции.

Собственно, это все, что нужно сделать. Конечно, в зависимости от конкретной модели онлайн-кассы процедура замены ФН может иметь самые разные нюансы. Но в общем случае рассмотренный нами алгоритм оснащения ККТ действующим накопителем не предполагает особых сложностей.

Важный нюанс: старый ФН выбрасывать нельзя. Нужно обеспечить его хранение в фирме в течение 5 лет после извлечения из онлайн-кассы.